Thực hiện Luật Hộ tịch, Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tích trực tuyến, Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP; Quyết định số 3336/QĐ-UBND ngày 18/11/2021 phê duyệt Thuyết minh và dự toán hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin: Đề án “Số hóa Sổ hộ tịch lịch sử của thành phố Hải Phòng” và hướng dẫn của Bộ Tư pháp về việc số hóa, nghiệm thu kết quả số hóa Sổ hộ tịch lịch sử; Công văn số 1763/STP-HCTP ngày 28/8/2023 của Sở Tư pháp thành phố Hải Phòng về việc số hóa sổ hộ tịch lịch sử thành phố Hải Phòng. Ủy ban nhân dân thị trấn An Lão đã phối hợp với Phòng Tư pháp huyện An Lão và các nhà thầu (Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI - nhà thầu thi công, Công ty Cổ phần tư vấn và Quản lý đầu tư công nghệ Thủ đô – nhà thầu tư vấn giám sát, Liên doanh ITSC-IOIT – nhà thầu tư vấn quản lý Đề án) trong việc rà soát, tổng hợp sổ hộ tịch lịch sử, bàn giao sổ hộ tịch, phê duyệt dữ liệu và chuyển dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch quốc gia.

         Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính một cách hiện đại và nhanh chóng, hỗ trợ các cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả trong việc đăng ký và quản lý sổ hộ tịch

         Hoạt động này khắc phục được những nhược điểm của việc quản lý sổ hộ tịch dưới hình thức bằng giấy. Công tác lưu trữ bằng giấy bảo quản được tài liệu gốc với độ bảo mật cao, tuy nhiên nhược điểm của việc lưu trữ tài liệu giấy là khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch rất lớn, gây khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ. Mặt khác, việc lưu trữ bằng giấy cũng không tránh khỏi những “hiểm họa” như mối mọt, cháy nổ hay thiên tai, việc thất thoát. Thêm vào đó, khi tra cứu dữ liệu hộ tịch cũng như khi cấp trích lục hộ tịch không thuận tiện cho công dân và cán bộ, công chức.

         Số hóa sổ hổ tịch trở thành nhu cầu bức thiết giúp giảm bớt gánh nặng lưu trữ và quản lý trong cơ quan nhà nước, từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch.

         Việc số hóa sổ hộ tịch giúp thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch điện tử thống nhất, đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch liên tỉnh và cả quốc gia. Việc này đảm bảo việc kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu, cung cấp thông tin cơ bản của cá nhân với CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc, CSDL quốc gia về dân cư và các CSDL chuyên ngành khác có liên quan nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân. Qua đó, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch.

         Tại Ủy ban nhân dân dân thị trấn An Lão, qua thống kê đưa vào số hóa 29 sổ hộ tịch, tổng 3.509 dữ liệu từ năm 1994 đến năm 2015 thuộc các lĩnh vực: Đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hôn, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký nhận cha, mẹ, con. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác số hóa sổ hộ tịch lịch sử, công chức phụ trách công tác số hóa luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm, bố trí thời gian hợp lý rà soát phê duyệt dữ liệu, đảm bảo dữ liệu chính xác, tính năng khai thác cao./.

TG: P.T.L